Clubeiros
Central de ajuda
O clube pode avisar as famílias por e-mail, sem você copiar link nenhum: quando a mensalidade do mês nasce, quando você corrige uma, quando o pagamento entra e quando você resolve cobrar quem está devendo. Este guia mostra os quatro avisos, quem recebe cada um, o que a mensagem diz e como saber se ela saiu.
Os avisos começam desligados. Nenhuma família recebe e-mail do clube enquanto você não ligar. Eles se ligam em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Configuração de cobrança, no bloco Avisos às famílias. É de propósito: e-mail de cobrança chegando na casa das famílias é decisão sua, e não algo que começa sozinho numa atualização do sistema.
| Aviso | Quando sai | Liga e desliga? |
|---|---|---|
| Nova cobrança | quando você gera as mensalidades do mês | sim |
| Correção | quando você corrige o valor ou o vencimento de uma mensalidade | sim |
| Recibo | quando o pagamento entra, pelo Pix ou registrado por você | sim |
| Cobrança manual | quando você cobra uma família, pela Contas a receber ou pelo Controle | não: ela só sai quando você manda |
Nada sai por causa do calendário. O sistema não manda lembrete antes do vencimento, não avisa no dia em que vence e não cobra sozinho quem atrasou. Os avisos saem quando alguma coisa acontece: você gera, corrige ou registra um pagamento, ou o Pix da família entra. Cobrar quem está atrasado é sempre um gesto seu.
Por enquanto o único caminho é o e-mail. Os avisos não vão por WhatsApp nem por mensagem de celular, e o telefone de quem paga continua na Contas a receber para quando você quiser ligar ou mandar o link pela mão.
A Cobrança manual aparece na lista sem interruptor, com Quando você manda no lugar dele, porque ela nunca sai sozinha. A linha existe para você ver a mensagem.
Ligado quer dizer “sai por padrão”, e não “sai sempre”. Na hora de gerar, de corrigir ou de registrar um pagamento, a janela traz uma caixa para avisar a família, e ela já vem marcada quando o aviso está ligado. Você pode desmarcar só daquela vez. Com o aviso desligado, a caixa vem desmarcada, e marcar avisa só aquela vez, sem ligar nada na configuração.
A exceção é o recibo do Pix: ele não passa por janela nenhuma, então não tem caixa. Com o Recibo ligado, ele sai sozinho quando o pagamento pelo link entra; desligado, não sai.
Desligar não apaga nem cancela nada. O que já foi enviado continua enviado, e o histórico de cada mensalidade continua lá. Desligar vale para os próximos.
No celular, o bloco recolhe junto com as regras do clube, e o resumo do alto termina em avisos desligados, 1 aviso ligado ou 3 avisos ligados.
Cada linha tem Ver a mensagem. Ela abre uma janela com o texto exato do e-mail, em duas versões: Para quem paga e Para o responsável. Os nomes e os valores são de exemplo (Ana, Carla, R$ 120,00), e a própria janela avisa isso: nenhuma família do seu clube aparece ali.
O texto é fixo, escrito pelo Clubeiros, e não se edita. Ele leva o nome e a marca do seu clube, e é sempre o mesmo para todos os clubes. É isso que garante o que a mensagem nunca diz, como o desconto de uma família.
Cada mensalidade tem uma pessoa que paga, e o(a) atleta pode ter responsáveis cadastrados. Quem recebe o quê depende de duas perguntas: a pessoa paga? O(a) atleta é menor de idade?
| Quem | O que recebe |
|---|---|
| Quem paga | o e-mail completo: o valor e o link para pagar |
| O responsável legal que não paga (mãe, pai ou responsável legal), quando o(a) atleta é menor de idade | o aviso sem o valor e sem o link de pagamento, dizendo quem paga |
| O(a) atleta maior de idade | o e-mail completo, se é quem paga; a versão sem o valor e sem o link, se outra pessoa paga |
| Os responsáveis do(a) atleta maior de idade | nada |
| O padrinho que não paga | nada |
Por que é assim:
Quem é ao mesmo tempo quem paga e responsável recebe uma vez só, a versão de quem paga.
Na Nova cobrança e na Cobrança manual, as mensalidades de quem paga são juntadas num e-mail só, com uma linha por mensalidade e o link de cada uma. A mãe de dois irmãos recebe um e-mail com as duas mensalidades do mês, e não dois e-mails. Cada link continua pagando uma mensalidade só: o e-mail junta os avisos, não o dinheiro.
A Correção e o Recibo saem um por mensalidade, porque nascem de um gesto seu sobre uma mensalidade só.
O responsável recebe só sobre os atletas por quem ele responde. A avó que paga por dois netos de pais diferentes recebe os dois juntos, mas cada pai fica sabendo só do próprio filho.
O e-mail sai com o nome do clube no remetente e a marca do clube no topo. Os links dele levam para o site do clube: o de pagar é a mesma página que você copia no Copiar link de pagamento, explicada em Link de pagamento.
| Aviso | Para quem paga | Para o responsável |
|---|---|---|
| Nova cobrança | a mensalidade do mês já está disponível, com o valor, o vencimento e o botão Pagar a mensalidade | a mensalidade do mês já está disponível, e quem paga é tal pessoa |
| Correção | a mensalidade foi corrigida, com o valor e o vencimento novos, o botão de pagar e a frase O link é o mesmo de antes. | a mensalidade foi corrigida, e quem paga é tal pessoa |
| Recibo | o pagamento foi recebido, com o valor e a data, e o botão Ver o comprovante | a mensalidade foi paga por tal pessoa, em tal data, com o mesmo botão de comprovante |
| Cobrança manual | as mensalidades em atraso, cada uma com o seu link, e Se já pagou, pode desconsiderar este e-mail. | a mensalidade está em atraso, quem paga é tal pessoa, e Qualquer dúvida, fale com o clube. |
Algumas coisas que valem saber:
O que nunca vai na mensagem: o sobrenome do(a) atleta (só o primeiro nome), o CPF, o desconto, o motivo do desconto, a bolsa, o valor cheio da turma e qualquer atleta de outra pessoa que paga. Isso vale para todos os avisos, e é por isso que o texto não é editável.
Ao gerar. A janela de confirmação do Controle de mensalidades traz a caixa Avisar as famílias agora, e a frase embaixo dela diz quantas mensalidades vão ser avisadas. Desmarcando, a frase passa a Ninguém vai ser avisado agora. Você pode avisar depois, pelo botão do mês. Ao confirmar com a caixa marcada, a confirmação diz Os avisos estão a caminho.
Depois de gerar. No quadro do mês, no alto do Controle, aparece o botão Avisar as famílias, com quantas mensalidades ainda não foram avisadas ao lado. Ele abre uma janela que diz para quantas pessoas vai, e confirma no botão que repete o número. É o caminho de quem gerou com a caixa desmarcada, e das mensalidades geradas antes de os avisos existirem.
Esta é a regra que mais surpreende, e ela tem motivo. A Nova cobrança diz que a mensalidade já está disponível, com vencimento em uma data. Para uma mensalidade vencida, essa data já passou, e a família leria um prazo que não existe mais.
Mensalidade vencida é cobrada, não avisada, e o caminho é o Cobrar da Contas a receber. Ele fala de atraso, junta todos os meses de quem paga num e-mail só e sai no máximo uma vez por dia. Na prática:
Ligou os avisos agora, e há meses atrasados? Ligar não manda nada para trás. Abra a Contas a receber, sem filtro de mês, e use o Cobrar: cada família recebe um e-mail com tudo o que deve, e não um por mês atrasado. Depois, use o Avisar as famílias do mês corrente para as que ainda não venceram.
Ao Corrigir uma mensalidade em aberto, a janela traz a caixa Avisar a família da correção, com a frase Vai um e-mail para quem paga com o valor e o vencimento novos, e um aviso para os responsáveis. O link de pagamento não muda: é o mesmo da mensalidade.
A caixa não aparece, e a janela diz por quê, em três casos:
Pagamento que você registra. A janela Registrar um pagamento recebido traz a caixa Mandar o recibo à família, com a frase Vai um e-mail para quem paga, e um aviso para os responsáveis. Ela vem marcada com o Recibo ligado, e decide só aquele pagamento: desmarcada, nada sai; marcada, sai mesmo com o Recibo desligado. Está tudo em Registrar um pagamento.
Pagamento pelo Pix do link. Com o Recibo ligado, o recibo sai sozinho, assim que o pagamento entra e a mensalidade passa a Paga. Você não precisa fazer nada, e se o banco avisar o mesmo pagamento duas vezes, a família não recebe dois recibos.
O recibo sai também para matrícula pausada ou encerrada, porque ele confirma um pagamento, e não cobra ninguém.
Mandar o recibo à mão. Na mensalidade paga, o menu … tem Mandar o recibo. Ele serve para o clube que estava com o recibo desligado, para o pagamento registrado com a caixa desmarcada e para o recibo do Pix que não chegou a sair. Funciona com o Recibo desligado, e sai uma vez só para cada pessoa: quem já recebeu não recebe de novo, e a janela diz quem foi.
É a cobrança que sai quando você manda, e mora em dois lugares:
Cada mensalidade é cobrada no máximo uma vez por dia. Quem cobra de manhã e de novo à tarde não manda nada duas vezes, e a janela da segunda tentativa diz Esta mensalidade já foi cobrada hoje. A próxima cobrança pode sair amanhã.
Uma mensalidade não tem como ser avisada quando quem paga por ela está sem e-mail no cadastro. Isso não impede nada: a mensalidade é gerada do mesmo jeito, tem link do mesmo jeito e pode ser paga do mesmo jeito. O que não dá é mandar o e-mail.
A conta é de mensalidades, e não de pessoas: quem paga por dois atletas e está sem e-mail conta como duas. Ela aparece em vários lugares, sempre com a mesma regra:
Como resolver:
A lista Sem e-mail pode ter mais gente do que a conta. Ela mostra os atletas cujo quem paga ou responsável legal está sem e-mail, porque os dois recebem avisos. A conta de sem como avisar olha só quem paga: o responsável sem e-mail simplesmente não recebe o aviso dele, e a mensalidade continua sendo avisada a quem paga.
Cada mensalidade guarda o histórico dos avisos dela. No menu … de qualquer mensalidade, no Controle de mensalidades ou na Contas a receber, Ver avisos abre a lista, do mais recente para o mais antigo: o dia e a hora, o aviso, o nome e o papel de quem recebeu (quem paga, responsável ou atleta), o canal e a situação. São 20 por vez, com Mostrar mais no fim. A janela só lê: ela não tem botão de reenviar.
| Situação | O que quer dizer |
|---|---|
| Aguardando envio | a mensagem está saindo. Se o serviço de e-mail demorar a responder, o sistema tenta de novo sozinho, sem risco de mandar duas vezes |
| Enviado | o serviço de e-mail aceitou a mensagem |
| Não enviado | não saiu, e o motivo vem ao lado |
Os motivos de Não enviado são frases, não códigos:
| Motivo | O que fazer |
|---|---|
| o endereço recusou a mensagem | o e-mail voltou, ou a família marcou como spam. Confira o endereço no cadastro e corrija |
| o serviço de e-mail não respondeu | falha do serviço. Reenvie mais tarde |
| o envio de e-mail está fora do ar no Clubeiros | o problema é do nosso lado. Fale com a gente |
| o Clubeiros bloqueou a mensagem | não acontece pelo painel. Se aparecer, fale com a gente |
“Enviado” não quer dizer que a família leu. Quer dizer que o serviço de e-mail aceitou a mensagem para entregar. Se depois o endereço devolver, ou se a família marcar o e-mail como spam, a mesma linha muda, alguns minutos depois, de Enviado para Não enviado: o endereço recusou a mensagem. Por isso vale olhar de novo no dia seguinte, e não só no minuto em que mandou.
No quadro do mês, no Controle de mensalidades, a linha Avisos: soma o mês inteiro, por exemplo Avisos: 12 enviados · 2 com falha · 1 sem como avisar. Cada parte que der zero some.
Quando algum aviso do mês falhou, o quadro do mês ganha Reenviar os que falharam. Ele abre a janela Reenviar os avisos que falharam, que diz quantos são, e manda de novo para as mesmas pessoas. É o único lugar de reenviar.
Os avisos, o histórico de envios e os botões de cobrar aparecem apenas para o proprietário do clube e para os administradores, como tudo o que é mensalidade. O histórico mostra nome e papel de quem recebe, e isso não é assunto de quem cuida só do site.
Liguei os avisos. As famílias dos meses passados vão receber alguma coisa? Não. Ligar não manda nada para trás. Para as mensalidades vencidas, use o Cobrar da Contas a receber; para as que ainda não venceram, o Avisar as famílias do mês.
Gerei o mês com a caixa desmarcada. Perdi a chance de avisar? Não. Use Avisar as famílias, no quadro do mês do Controle de mensalidades. Ele manda só para quem ainda não foi avisado, e funciona até com o aviso desligado.
A família diz que não recebeu o e-mail. Abra Ver avisos na mensalidade dela. Se está Enviado, o e-mail saiu: peça para olhar a caixa de spam ou de promoções, e confira se o endereço do cadastro é o que ela usa. Se está Não enviado, o motivo está ao lado. E, enquanto isso, o Copiar link de pagamento continua no menu.
A linha dizia Enviado e depois mudou para Não enviado. É o endereço que devolveu a mensagem, ou a família que marcou como spam. O serviço de e-mail avisa isso alguns minutos depois de aceitar. Corrija o endereço no cadastro e use Reenviar os que falharam.
Posso mudar o texto do e-mail? Não. O texto é fixo e igual para todos os clubes, com o nome e a marca do seu. É o que garante que nenhum desconto, bolsa ou sobrenome vai parar na caixa de e-mail de ninguém.
Posso desligar os avisos só para uma família? Não nesta versão. O liga e desliga vale para o clube inteiro. O que você pode é desmarcar a caixa na hora de gerar, de corrigir ou de registrar um pagamento.
O responsável recebeu o aviso sem o valor. Está errado? Não, é de propósito. O valor e o link vão para quem paga. O responsável que não paga fica sabendo que a mensalidade existe e quem cuida dela.
O pai de um atleta adulto reclamou que não recebe nada. Está certo. Atleta maior de idade responde por si, e os responsáveis dele(a) não recebem aviso de mensalidade.
Cobrei pela manhã e quero cobrar de novo à tarde. Não sai. Cada mensalidade é cobrada no máximo uma vez por dia, para o e-mail do clube não virar incômodo nem cair no spam. Amanhã ela pode ser cobrada de novo.
Toquei em Avisar as famílias e apareceu “Não foi possível avisar as famílias agora. Tente de novo em instantes.” Foi uma falha momentânea de conexão, ou muitos toques seguidos: os botões Avisar as famílias e Reenviar os que falharam aceitam poucos toques por minuto, para ninguém disparar a mesma rodada várias vezes sem querer. Espere um minuto e toque de novo. Ninguém recebe duas vezes o mesmo aviso, então tentar de novo é seguro.
O sistema avisa a família quando a mensalidade vai vencer? Não. Nada sai por data: nem lembrete antes do vencimento, nem aviso de atraso no dia seguinte. Quem cobra o atraso é você, pelo Cobrar ou pelo menu da mensalidade.
A família pode pedir para não receber mais? O e-mail não tem opção de descadastro, porque são avisos sobre a mensalidade que a família contratou, e não propaganda. Se uma família pedir, a conversa é com o clube.
Este capítulo faz parte do guia do gestor do painel Clubeiros.