Clubeiros
Central de ajuda
Boa parte do dinheiro de um clube amador não entra por link: entra em espécie no dia do treino, por Pix direto na conta do clube, por transferência combinada no grupo. Esse pagamento o sistema não tem como perceber, então quem conta a ele o que aconteceu é você.
É isso que Registrar pagamento faz: lança o pagamento na mensalidade e a passa para Paga, com o dia, o valor e a forma que você informar.
Quem pagou pelo link não passa por aqui. Aquele pagamento é baixado sozinho, como explica Link de pagamento, e com o Recibo ligado a família recebe o recibo por e-mail sem você fazer nada. Se você tentar registrar à mão um Pix que já caiu, vai descobrir na hora: a mensalidade já estará Paga e o menu dela não oferece a ação.
Use sempre que o dinheiro entrou de um jeito que o Clubeiros não enxerga:
| Forma | Quando é |
|---|---|
| Dinheiro | pagou em espécie, na mão |
| Pix por fora | fez Pix direto para a conta ou para a chave do clube, sem usar o link |
| Transferência | mandou por transferência bancária |
| Outro | qualquer outro jeito combinado com a família |
O Pix por fora merece atenção, porque o nome existe justamente para essa diferença: o Pix pago pelo link já dá baixa sozinho e aparece como Pix. O que você registra aqui é o Pix que passou ao lado do sistema.
Em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Controle de mensalidades, ache a mensalidade e abra o … da linha dela. Escolha Registrar pagamento.
A janela Registrar um pagamento recebido abre dizendo, na primeira linha, de quem é a mensalidade, de que mês e de quanto, e o que vai acontecer com ela: passa a constar como paga. Confira essa linha antes de tudo: numa lista de quarenta nomes, registrar o pagamento na linha do irmão é o erro mais fácil de cometer.
São três campos:
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Quanto foi pago | vem preenchido com o valor devido, e você pode corrigir para o que realmente entrou |
| Quando foi pago | vem preenchido com hoje, e precisa ficar preenchido. Pode ser retroativa. Não pode ser no futuro |
| Como foi pago | Dinheiro, Pix por fora, Transferência ou Outro |
Antes dos botões, a janela traz a caixa Mandar o recibo à família, que o capítulo logo abaixo explica.
Confirme em Registrar o pagamento. A tela se atualiza no lugar, sem recarregar nada, e a confirmação nomeia o valor: Pagamento de R$ 110,00 registrado. A linha passa a Paga, os totais do mês recalculam e o cabeçalho da turma acompanha, passando o valor de em aberto para pagos.
Mudou de ideia no meio? Voltar fecha a janela sem gravar nada.
O mesmo pagamento se registra em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Contas a receber, a tela que junta todos os meses. Lá, abra a linha do atleta, toque no … da mensalidade e escolha Registrar pagamento. A janela é a mesma, com os mesmos campos, os mesmos avisos e a mesma regra: tudo o que este guia explica vale igual nas duas telas.
Duas diferenças do que acontece depois:
É o caminho mais curto quando a família acerta vários meses de uma vez: as mensalidades atrasadas de março, abril e maio ficam na mesma linha, e você registra uma por uma sem trocar de mês. O guia da tela é Contas a receber.
A caixa Mandar o recibo à família decide se este pagamento manda o recibo por e-mail, com a frase Vai um e-mail para quem paga, e um aviso para os responsáveis. Quem paga recebe o valor, a data e o botão Ver o comprovante; o responsável que não paga fica sabendo que a mensalidade foi paga, e por quem.
Duas frases que podem aparecer no lugar dessa, e o que fazer:
| O que aparece | O que quer dizer |
|---|---|
| Nenhum recibo saiu: ninguém da família tem e-mail, ou ele já tinha sido mandado. | ninguém tinha e-mail no cadastro, ou o recibo daquela mensalidade já tinha ido para essas pessoas. Ele sai uma vez só para cada pessoa |
| O recibo não pôde ser registrado agora. Use “Mandar o recibo” no menu da mensalidade. | o pagamento foi registrado normalmente, e só o recibo ficou para trás. Mande pelo menu |
O recibo do Pix não passa por aqui. Quando a família paga pelo link, não existe janela nem caixa: com o Recibo ligado, o recibo sai sozinho, assim que o pagamento entra. Com ele desligado, não sai.
Mandar o recibo depois. Na mensalidade paga, o menu … tem Mandar o recibo. Ele serve para o pagamento registrado com a caixa desmarcada, para o clube que estava com o recibo desligado e para o recibo do Pix que não chegou a sair. Funciona com o Recibo desligado, e a janela diz quem vai receber e quem já recebeu: ninguém recebe o mesmo recibo duas vezes.
Para ver se o e-mail saiu, use Ver avisos, no mesmo menu. O guia dos e-mails é Avisos às famílias.
Esta é a regra para ler com calma, porque supor o contrário produz uma cobrança errada no mês seguinte:
Registrar um pagamento quita a mensalidade por completo, qualquer que seja o valor que você informar. A diferença não fica em aberto, não é cobrada depois e não vira crédito para a próxima mensalidade.
A própria janela diz isso antes de você confirmar, no instante em que o valor digitado deixa de ser o devido:
Então a decisão é sua, e ela é uma só: se o que entrou fecha aquele mês, você registra e a conversa acaba ali. Se o combinado foi pagar o resto depois, registrar agora apaga essa cobrança, e o resto passa a existir apenas na sua memória e na da família.
O que fazer no lugar, quando o pagamento foi parcial de verdade: antes de registrar, use Corrigir no mesmo menu e baixe a mensalidade para o valor que a família vai realmente pagar naquele mês, com o motivo (está explicado no Controle de mensalidades). Depois registre o pagamento. Assim a mensalidade continua contando a verdade sobre aquele mês, e o seu total do mês também.
O resto não vira dívida no sistema. Não existe saldo a pagar, parcelamento nem cobrança que sobra de um mês para o outro nesta versão. O combinado sobre o que falta é entre o clube e a família, e você decide como registrar isso: por exemplo, deixando o mês seguinte com o valor cheio e cobrando a diferença à parte.
Depois de registrada, a linha da mensalidade paga mostra o valor que você registrou, e não o que era devido. É de propósito: a linha existe para você conferir contra o extrato do banco, e conferir com um número que não entrou é o contrário disso.
O valor devido não se perde. Ele continua no item Ver o pagamento, lado a lado com o que foi pago, para a diferença continuar explicável seis meses depois.
Lançar hoje o que entrou na semana passada é o caso normal, e é para isso que o campo aceita data para trás. Registre o dia em que o dinheiro entrou, não o dia em que você lembrou de lançar: é essa data que vai fechar com o extrato.
Data no futuro o sistema recusa, com a frase A data não pode ser no futuro. Pagamento que ainda não aconteceu não é pagamento registrado, é promessa, e mensalidade quitada por uma promessa é mensalidade que ninguém vai cobrar.
A janela traz um aviso fixo, e ele não é enfeite:
Se houver um Pix em aberto desta mensalidade, ele deixa de valer.
Ou seja: se você já tinha mandado o link e a família ainda tinha um código Pix válido na tela, esse código morre no instante em que você registra a baixa. É exatamente o que evita a família pagar uma segunda vez uma dívida que você acabou de quitar.
Vale o aviso de bom senso: se você registrar à mão um pagamento enquanto a família está pagando pelo link, dá para os dois acontecerem. Registre o que entrou de fato, quando entrou, e confira o link antes de lançar à mão um mês em que você mandou cobrança.
Baixa registrada por engano não se desfaz na tela. Mensalidade paga não aceita correção, não aceita cancelamento e não tem item de desfazer em menu nenhum: quando o dinheiro entra, aquela linha vira registro do que aconteceu.
Errou a linha, o valor ou a data? Fale com a gente, e a gente resolve pelo caminho de dentro. A tela não finge que você mesmo consegue voltar atrás, porque esconder isso seria pior: você descobriria depois de já ter avisado a família.
Por isso as duas conferências antes de confirmar valem o segundo que custam: o nome na primeira linha da janela e o valor no campo.
Na linha já paga, o menu … tem três itens: Ver o pagamento, Mandar o recibo e Ver avisos. Nenhum deles mexe na mensalidade. A janela O pagamento desta mensalidade, do primeiro, mostra cinco coisas:
| O que | O que quer dizer |
|---|---|
| Pago em | o dia do pagamento |
| Valor devido | quanto a mensalidade cobrava |
| Valor pago | quanto entrou de verdade |
| Forma | Pix, quando foi pelo link, ou a forma que você escolheu |
| Registro | quem lançou |
A linha Registro é a que separa os dois caminhos. No pagamento pelo link ela diz Baixa automática, pelo Pix do link, porque ninguém lançou nada: o banco confirmou. No pagamento registrado à mão ela diz Registrado por e o nome de quem registrou. Se essa pessoa não tem nome preenchido, aparece o e-mail dela no lugar, e, quando não dá para saber quem foi, Registrado pelo clube.
É essa janela que serve para o trabalho de fim de mês: bater o extrato do banco com o que a tela diz, linha por linha.
Registrar não muda só o seu painel. A família que entra no site do clube vê a mensalidade passar para Paga, em Minhas mensalidades, e ganha o comprovante dela. Com a caixa do recibo marcada, ela recebe também o e-mail, com o botão que abre esse mesmo comprovante. É ali que ela confere o que você lançou, então três coisas do seu registro chegam até ela:
Avise a equipe que o nome dela aparece para as famílias. É o que dá confiança a quem pagou em dinheiro na mão de alguém, e quem registra precisa saber disso antes. E vale cada pessoa conferir o próprio nome: quem está sem nome aparece no comprovante da família como Registrado pelo clube, que é correto mas não diz quem recebeu. O nome se corrige em Meu perfil (o ícone de pessoa no alto do painel), no campo Seu nome, e cada pessoa da equipe corrige o seu.
Só o proprietário do clube e os administradores. Quem cuida do site não vê nada de mensalidade, e o painel esconde o que o papel não alcança em vez de mostrar e recusar depois.
Quem registrou fica gravado com nome e data, e aparece em Ver o pagamento e, só pelo nome, no comprovante da família. Numa diretoria com três administradores, é isso que responde “quem deu essa baixa?” meses depois.
As recusas aparecem na própria janela, no campo certo, com o que você digitou preservado:
| O que aparece | O que aconteceu |
|---|---|
| Informe um valor maior que zero. | o campo do valor ficou vazio, ou com zero |
| Esse valor parece alto demais. Confira antes de salvar. | quase sempre é ponto no lugar da vírgula, ou um dígito a mais |
| A data não pode ser no futuro. | a data é de amanhã ou depois |
| Escolha como o pagamento foi feito. | faltou a forma |
| Essa mensalidade já foi paga, então não dá para registrar o pagamento dela. | alguém registrou antes de você, ou o pagamento pelo link caiu enquanto a janela estava aberta |
| Essa mensalidade já foi cancelada, então não dá para registrar o pagamento dela. | ela deixou de ser devida. Reabra a mensalidade primeiro, se for o caso |
Duas recusas que não são erro seu, e sim a tela contando o que mudou enquanto você estava com ela aberta: as duas últimas. Feche a janela, atualize a tela e veja como a mensalidade está agora.
Mensalidade isenta não recebe pagamento. Ela vale R$ 0,00, então não há o que receber, e o menu dela nem oferece a ação. Para voltar a cobrar aquele atleta, ajuste o desconto na matrícula dele e gere a mensalidade do mês seguinte, como explica Turma e desconto na matrícula.
Registrei R$ 100,00 numa mensalidade de R$ 114,00. O resto vai ser cobrado? Não. A mensalidade foi quitada por completo, e os R$ 14,00 não ficaram em aberto. A janela avisa isso antes de confirmar. Se a intenção era cobrar o resto depois, o caminho era Corrigir o valor da mensalidade primeiro, e só então registrar o pagamento.
Registrei mais do que era devido. A sobra entra na mensalidade do mês que vem? Não. Não existe crédito nesta versão. A sobra fica registrada naquele pagamento, e o mês seguinte nasce com o valor cheio.
Registrei na linha errada. Fale com a gente. Mensalidade paga não é alterada pela tela, de propósito, e não há item de desfazer.
A família pagou por Pix, mas direto na conta do clube. Escolho Pix ou Pix por fora? Pix por fora. A forma Pix, sem o “por fora”, é a que o sistema grava sozinho quando o pagamento vem pelo link. Escolher a forma certa é o que faz a conciliação do fim do mês bater.
Preciso registrar o pagamento de quem pagou pelo link? Não, e o sistema não deixa: aquela mensalidade já está paga e o menu dela não oferece a ação.
A linha mostra R$ 110,00 e a mensalidade era de R$ 114,00. A tela errou? Não. A linha da mensalidade paga mostra o que entrou, porque é esse número que está no extrato do banco. O valor devido continua visível em Ver o pagamento.
Posso registrar um pagamento de um mês que já passou? Pode. Troque o mês no seletor do alto do Controle de mensalidades, ache a mensalidade e registre. Ou, mais rápido, abra Contas a receber, que junta todos os meses: a linha do atleta mostra todas as mensalidades dele. O que importa é ela estar em aberto, e a data que você informa é a do dia em que o dinheiro entrou.
Registrei e a família reclamou que o Pix dela parou de funcionar. Está certo, e é proteção. Registrar a baixa invalida o código Pix que estava em aberto, para ninguém pagar duas vezes a mesma mensalidade.
Quem registrou o pagamento aparece em algum lugar? Sim, em dois lugares. No seu painel, em Ver o pagamento, na linha Registro. E no comprovante que a família abre no site do clube, como Registrado por e o nome da pessoa, sem o e-mail.
A família quer o recibo por e-mail, e eu registrei sem a caixa. Abra o … da mensalidade, que agora está paga, e use Mandar o recibo. Ele funciona mesmo com o Recibo desligado na Configuração de cobrança.
A família pagou pelo link e não recebeu recibo. O recibo do Pix só sai sozinho com o Recibo ligado. Confira em Ver avisos: se não há linha de recibo, use Mandar o recibo; se há, e ela diz Não enviado, o motivo está ao lado.
A família pagou em dinheiro e diz que no site a mensalidade continua em aberto. Está certo até alguém registrar. A própria tela da família avisa que o pagamento feito em dinheiro ou direto ao clube só aparece como pago depois que o clube registra. Registre, e a mensalidade passa a Paga para ela, com o comprovante.
Este capítulo faz parte do guia do gestor do painel Clubeiros.