Clubeiros
Central de ajuda
Dois pedidos aparecem toda temporada: o Pedro mudou de horário e passou para a turma da tarde, e a família da Ana pediu ajuda no valor. Este guia mostra como registrar as duas coisas no painel sem perder o histórico do clube e sem virar uma conversa difícil daqui a dois anos.
Antes de tudo, uma ideia que resolve quase toda dúvida daqui pra frente: a turma e o desconto pertencem à matrícula, não ao cadastro do atleta. É a turma que diz quanto aquele atleta paga, e o desconto é o que ele deixa de pagar. Como as duas coisas mexem em dinheiro, o Clubeiros guarda de quando até quando cada uma valeu.
Quanto custa cada turma se define numa tela à parte, e ela tem guia próprio: Configuração de cobrança. Vale ler antes deste, se a cobrança do seu clube ainda está sendo montada.
A matrícula é o registro de quem entra na cobrança, com a turma, o valor e o desconto de cada trecho guardados. Quem cria a mensalidade de cada mês é outra tela, o Controle de mensalidades, e ela só cria quando você manda: nada é gerado sozinho. Mexer na matrícula muda o que vai ser cobrado daqui pra frente, e este guia mostra o que acontece com o que já foi cobrado.
A matrícula de cada atleta fica em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Matrículas. Essa lista mostra o clube inteiro: quem está matriculado, quem está pronto pra matricular e o que falta em quem não está.
Toque no nome do atleta na lista e você abre a matrícula dele, que é a tela onde tudo neste guia acontece. Ela tem cartões empilhados, e três interessam aqui:
A área Mensalidades e cobranças aparece apenas para o proprietário do clube e para os administradores. Quem cuida só do site do clube não vê nada disso, de propósito: quanto cada família paga não é assunto dele.
As turmas têm três portas, todas com o mesmo nome. A casa delas é Esportivo → Turmas, porque turma é organização do esporte. Elas aparecem também em Atleta → Turmas, já que é na turma que o atleta entra. E há uma terceira, em Site → Seções do site → Turmas, porque os dias e horários de treino também são uma seção do site do clube.
É a mesma tela nas três, com o mesmo conteúdo. Se você chegou por uma e alguém do clube fala de outra, é do mesmo lugar que vocês estão falando.
São dois interruptores diferentes, e vale não confundir os dois. Na tela de turmas, venha você por onde vier, cada turma tem o seu, na coluna No site: é ele que põe ou tira aquela turma do site. Já o interruptor que liga e desliga a seção inteira fica só no cartão de Site → Seções do site → Turmas. Desligar a seção esconde todas de uma vez; desligar uma turma esconde só ela.
Uma estranheza que vale saber antes: se você entrar pelo cartão da seção, a tela abre com Início › Esportivo › Turmas no alto, porque a casa da turma é o Esportivo. Você não foi parar no lugar errado. O mapa completo do painel está em O painel: as seis áreas.
O filtro Pendências, no alto da lista de Matrículas, tem duas opções para o contato da família: Sem e-mail e Sem telefone. Elas substituem a antiga Sem contato do responsável, e existem separadas porque o e-mail passou a ser o caminho dos avisos às famílias: quem tem e-mail e está só sem telefone recebe os avisos normalmente, e não precisa de conserto.
As duas avisam, e não impedem. Falta de e-mail ou de telefone não trava a matrícula: a mensalidade existe do mesmo jeito, e pode ser paga pelo link. O que não dá, sem e-mail, é avisar a família automaticamente. O contato se corrige no cadastro da pessoa, em Atleta → Responsáveis e padrinhos.
A matrícula de um atleta é feita de períodos. Cada período tem uma data de início, um fim (quando já acabou), uma turma, um desconto (se houver), um motivo e o nome de quem registrou.
Quando você troca a turma ou mexe no desconto, o Clubeiros faz sempre a mesma coisa:
Nada é apagado, e é justamente por isso que o clube consegue responder depois “desde quando ele estava na turma da tarde” ou “por que ele pagava menos no segundo semestre”.
Na matrícula do atleta, no cartão Situação da matrícula, toque em Trocar de turma. Abre uma janela com três campos:
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Nova turma | a turma de destino. Logo abaixo o painel lembra em qual turma ele está hoje. |
| Motivo da troca | por que ele mudou. É obrigatório, e vai para o histórico com o seu nome. |
| A partir de quando | a data em que a mudança passa a valer. Vem preenchida com hoje. |
Confirme em Trocar de turma. O período atual encerra, um novo começa na turma nova, e o valor da mensalidade passa a ser o dela.
O que já foi cobrado não muda. A troca vale do dia que você informou em diante; cobranças que já saíram continuam como saíram. É a resposta para o telefonema mais comum depois de uma troca.
Trocar de turma aparece quando a matrícula está Ativa ou Pausada. Faz sentido: só existe período pra encerrar quando existe período aberto.
A turma do atleta aparece em dois outros lugares do painel, e cada um deles faz uma coisa diferente.
Na tela da turma, em Esportivo → Turmas, no cartão Quem treina nesta turma, ao trazer um atleta para a turma a troca é registrada com um motivo padrão, dizendo que ela veio dali. Essa tela existe pra montar turma depressa, então ela não para pra perguntar o porquê de cada um.
No cadastro do atleta, em Atleta → Cadastro, a troca não acontece mais. Com matrícula Ativa ou Pausada, o campo Turma do cadastro aparece travado, e a frase abaixo dele traz você para esta tela: tocar nela abre a matrícula com a janela de troca já aberta, e o botão de volta Cadastro do atleta devolve você ao cadastro depois. É um atalho para cá, e não um segundo caminho, porque só aqui a mudança ganha data e motivo. Sem matrícula em aberto o campo volta a ser uma edição comum, e o guia Treinadores e atletas explica o detalhe.
Pode. O campo A partir de quando aceita data passada, e é para isso que ele serve: o gestor quase sempre lança no sistema dias depois do que aconteceu na quadra. Informe o dia em que a mudança valeu de verdade.
Duas datas o sistema não aceita, e ele explica na hora:
Se você matriculou o atleta hoje e percebeu na hora que escolheu a turma errada, o Clubeiros corrige no lugar, sem abrir período novo. O mesmo vale para a matrícula que ainda não começou (aquela agendada para uma data futura): como ela não vigorou um dia sequer, não há fronteira nenhuma a preservar.
Ou seja: engano do dia não polui o histórico com trechos de duração zero. Só vira história a mudança que aconteceu de verdade.
Isso vale para a troca de turma e para o desconto, que são correção do que você acabou de digitar. Com Encerrar o tratamento é o oposto: encerrar hoje uma matrícula feita hoje deixa o período registrado. O porquê está logo abaixo, no histórico.
O desconto é individual, do atleta, e vale enquanto durar o período de matrícula em que foi concedido. Existem dois momentos para concedê-lo: na hora de matricular, quando você já sabe do acordo, ou depois, a qualquer momento, com a matrícula já em aberto.
No diálogo de Matricular (ou de Rematricular), o desconto começa escondido, porque a maioria das matrículas não tem desconto nenhum. Toque em Conceder desconto e aparecem dois campos:
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Desconto | de 1 a 100. Aceita casa decimal, com vírgula. 100 é isenção total. |
| Motivo do desconto | obrigatório sempre que houver percentual. |
Assim que você digita o percentual, a linha Mensalidade do resumo, logo acima, para de mostrar o valor cheio e passa a mostrar o que o atleta vai pagar de verdade, com o percentual ao lado. É exatamente a conferência que você quer fazer antes de confirmar.
Mudou de ideia? Matricular sem desconto fecha o bloco e limpa os dois campos, e nada de desconto é gravado.
A matrícula em lote, feita pela lista de Matrículas, não pergunta desconto. Ela existe para a virada de temporada, e desconto é caso a caso. Quando houver acordo com a família, matricule aquele atleta pela tela dele.
Na matrícula do atleta, no cartão Mensalidade, toque em Dar desconto. Se o atleta já tiver um desconto, o botão diz Alterar desconto. A janela pede:
| Campo | O que preencher |
|---|---|
| Desconto (%) | de 1 a 100. Aceita casa decimal, com vírgula. |
| Motivo do desconto | obrigatório, e é o campo mais importante desta tela. |
| A partir de quando | a data em que o desconto passa a valer. Vem preenchida com hoje. |
Confirme em Alterar desconto. Como na troca de turma, o período atual encerra, um novo começa com o desconto, e o que já foi cobrado não muda.
Porque é ele que responde, daqui a dois anos, por que aquele atleta paga menos que o do lado. Quem concedeu pode não estar mais na diretoria, e o desconto sem motivo vira uma discussão que ninguém consegue encerrar.
Escreva algo curto e verdadeiro: bolsa social, irmão de atleta, acordo com a família até dezembro.
Um desconto de 100 por cento é a isenção total. O atleta continua matriculado, continua no elenco e continua contado como matriculado, e não é cobrado. Nos cartões e no histórico ele aparece como isento, com o motivo entre parênteses, em vez de “100%”, que faria todo mundo parar pra fazer a conta.
Isso importa na hora de prestar contas: o clube sabe quantos atletas tem e quanto de benefício concedeu, em vez de simplesmente perder o isento de vista.
Abra Alterar desconto, deixe o campo Desconto (%) vazio, escreva o motivo (por exemplo, fim do acordo com a família) e confirme. Um novo período começa sem desconto.
Zero não é desconto, é ausência de desconto, e a forma de dizer isso é o campo vazio. Por isso a faixa aceita vai de 1 a 100.
Não existe data de validade automática no desconto: ele vale enquanto o período durar, e quem encerra é você. Combinou “desconto até dezembro”? Anote na agenda e, em janeiro, faça a alteração tirando o desconto. Assim nada expira sozinho às escondidas, e o histórico mostra exatamente quando o acordo terminou.
O valor e o motivo do desconto aparecem apenas para o proprietário e os administradores do clube. Motivo de desconto costuma ser assunto delicado da família (bolsa social, dificuldade financeira), e ele nunca aparece no site do clube, nunca em aviso enviado à família e nunca para quem cuida só do conteúdo do site.
“O que o Pedro deve, e o que ele já pagou?” A resposta está a um toque da matrícula dele: na parte Mensalidade, ao lado das ações de desconto, o botão Ver mensalidades.
Ele abre Contas a receber só com as mensalidades daquele atleta, de todos os meses e de todos os períodos de matrícula, inclusive as de antes de uma troca de turma ou de uma pausa. Aparecem também as pagas, as isentas e as canceladas, e os totais do alto passam a ser só os dele. Dali você copia o link de pagamento, registra um pagamento que veio por fora ou vai ao Controle de mensalidades corrigir uma delas. O botão de voltar, no topo (a seta com a palavra Matrícula), traz você de volta.
O botão só aparece quando o atleta já tem pelo menos uma mensalidade, de qualquer situação. Atleta que nunca foi cobrado não tem o que mostrar.
Quando um atleta para de treinar, no meio ou no fim, sempre sobra a mesma pergunta: e as mensalidades que ele ainda não pagou? O painel passou a perguntar isso a você, em vez de decidir sozinho, porque decidir por você seria apagar dinheiro que o clube talvez ainda espere receber.
No cartão Situação da matrícula, os diálogos de Pausar e de Encerrar mostram um bloco a mais quando aquele atleta tem mensalidade não paga. Ele diz o nome dele, quantas mensalidades são e quanto elas somam, e oferece duas escolhas:
| Escolha | O que acontece |
|---|---|
| Manter | continuam devidas, e seguem aparecendo na tela da cobrança |
| Cancelar | deixam de ser devidas, e podem ser reabertas depois |
Manter é o que vem marcado, e é escolha consciente: a mensalidade de um mês que o atleta treinou continua devida quando ele sai no mês seguinte. Cancelar por padrão apagaria dívida real sem ninguém pedir.
Escolhendo Cancelar, aparece o campo Por que está cancelando essas mensalidades?, e ele é obrigatório: sem o motivo o botão fica travado. Esse motivo é outro campo, separado do motivo da pausa ou da saída, e é de propósito. Um diz por que o atleta parou; o outro diz por que o clube abriu mão do dinheiro, e é ele que responde, meses depois, “por que esta mensalidade sumiu?”.
A confirmação depois do ato conta quantas foram: Matrícula pausada. 2 mensalidades não pagas foram canceladas. Quando você escolhe manter, ela não diz nada sobre mensalidade, porque nada mudou.
O bloco só aparece quando existe o que perguntar. Atleta sem mensalidade em aberto pausa e encerra como antes, sem pergunta nenhuma.
A mensalidade isenta entra nessa lista, contada separadamente e com o valor de R$ 0,00 escrito. Ela é uma linha viva, e cabe a você decidir se ela fica.
Vale para todos os caminhos, sem exceção: mensalidade já paga não aparece nessa pergunta e não é alterada por nada, nem por pausa, nem por encerramento, nem por troca de turma ou de desconto. Quando o dinheiro entrou, aquela linha virou registro do que aconteceu.
Reativar não pergunta nada, e também não gera nada para trás: os meses em que a matrícula ficou pausada não são cobrados depois. O atleta simplesmente volta a entrar na cobrança dos próximos meses.
No diálogo de Rematricular, se a pessoa saiu devendo, o painel mostra isso antes do resumo, com a contagem e o total, e pede sua decisão:
| Escolha | O que acontece |
|---|---|
| Continuar cobrando | seguem devidas, junto com as novas |
| Perdoar | deixam de ser devidas, e podem ser reabertas depois |
Continuar cobrando é o que vem marcado. Escolhendo Perdoar, o campo Por que está perdoando? fica obrigatório, pelo mesmo motivo de sempre: quem olhar depois precisa entender o que houve.
O vocabulário muda de propósito entre os dois momentos. Na saída você mantém ou cancela mensalidades; na volta, você decide se ainda cobra o que ficou. A palavra “cancelar” na rematrícula soaria como cancelar a matrícula nova, que é o oposto do que você está fazendo.
A confirmação também conta: Matrícula feita. 2 mensalidades do período anterior foram perdoadas.
Nada aqui é para sempre. Mensalidade cancelada ou perdoada continua na lista do mês dela, marcada como Cancelada, e pode ser reaberta no Controle de mensalidades. Reabrindo, o valor é recalculado pela turma e pelo desconto de hoje.
No fim da tela, o cartão Histórico lista todos os períodos, do mais recente para o mais antigo, com uma coluna Turma e desconto mostrando o que valia em cada trecho. As pausas aparecem recuadas, dentro do período em que aconteceram.
Sem essa coluna, dois períodos com o motivo “mudou de turma” ficariam idênticos na tela, que é exatamente o que uma troca cria. Com ela, você lê a linha do tempo inteira: entrou na turma da manhã, foi para a da tarde em março, ganhou bolsa em agosto.
Na coluna de quem registrou, ao lado do nome, aparece a hora e o minuto de cada ato, e não apenas a data. Parece detalhe, mas é o que separa duas coisas feitas no mesmo dia: pelas datas de vigência elas ficariam idênticas na tela.
Num período já encerrado, essa coluna mostra os dois atos, um debaixo do outro: em cima, quem encerrou e a que horas; embaixo, aberto por quem matriculou, com a hora da matrícula.
Os dois nomes podem ser de pessoas diferentes, e é para esse caso que as duas linhas existem. Um gestor matricula de manhã, outro encerra à tarde achando que era outro atleta, e no dia seguinte ninguém lembra quem fez o quê. Se a tela mostrasse só o último ato, quem matriculou ficaria escondido atrás de quem encerrou.
Se a matrícula for encerrada no mesmo dia em que foi feita, ela não some. O período fica no histórico com duração zero (aparece como de hoje até hoje), marcado como Encerrada, com o motivo que a pessoa escreveu, a hora de cada ato e os dois nomes.
O diálogo de Encerrar avisa isso antes de você confirmar, e a mensagem que aparece depois repete: o período não chegou a valer nenhum dia e fica no histórico. O atleta passa a ter matrícula Encerrada, com Rematricular disponível, e você pode rematriculá-lo hoje mesmo.
Guardar um período que não valeu nem um dia parece exagero, mas é escolha consciente: encerrar a matrícula de alguém é a decisão de uma pessoa sobre outra, e mesmo errada ela aconteceu. Quem for olhar depois consegue ver o que houve, quando e por quem, em vez de encontrar um buraco.
A mensalidade mostra sempre o nome de hoje da turma. Por isso trocar o nome de uma turma muda o que todas as mensalidades dela dizem, no Controle de mensalidades e em Contas a receber, inclusive as que já foram geradas e as que já foram pagas.
Para essa troca não acontecer sem querer, quando você muda o Nome da turma de uma turma que tem atletas matriculados e toca em Salvar alterações, o painel não salva ainda. A tela volta com o que você digitou e um aviso em amarelo, por exemplo:
Esta turma tem 12 atletas matriculados. Com o nome novo, todas as mensalidades dela passam a dizer “Sub-15 A” no lugar de “Sub-15”, inclusive as que já foram geradas e as já pagas. Para trocar mesmo assim, clique em Salvar com o nome novo.
O botão passa a dizer Salvar com o nome novo, e tocar nele salva. Se você mudar o nome de novo antes, a pergunta volta, agora com o nome novo. Ela não aparece quando a turma não tem ninguém matriculado, nem quando a mudança foi só de espaço em branco.
Corrigir o nome é o caso comum, e é para isso que serve. Um erro de digitação, “Sub15” que vira “Sub-15”: o nome novo em todo lugar é o que você quer. Se a ideia é começar uma temporada nova com outra turma, o caminho é outro: crie a turma nova e feche a antiga, como explica a próxima seção. Aí cada mensalidade continua dizendo a turma em que foi cobrada.
Como o histórico das matrículas aponta para a turma de cada período, turma que já apareceu em alguma matrícula não pode mais ser excluída. Se ela sumisse, o histórico do atleta diria “mudou de turma” sem conseguir dizer de qual.
No lugar disso existe o Fim de ciclo, no cadastro da turma (Esportivo → Turmas, e toque no nome dela). São duas saídas:
| Saída | O que faz | Quando usar |
|---|---|---|
| Fechar turma | a turma sai do site, para de receber atleta e o histórico continua apontando pra ela | fim de temporada, que é o caso comum |
| Excluir turma | apaga a turma | só a turma que nunca teve matrícula: criada por engano ou de exemplo |
Fechar tira a turma do site junto, e a confirmação avisa isso antes de você concluir. Na lista de turmas ela passa a aparecer marcada como Fechada, e a contagem de fechadas entra no topo da lista.
Antes de fechar ou excluir, a turma precisa estar vazia. Quem tem matrícula em aberto precisa de uma turma pra saber quanto paga, então mova cada atleta para outra turma primeiro. Enquanto houver gente dentro, os dois botões ficam apagados e o painel diz quantos ainda treinam ali.
Em breve: mover vários atletas de uma turma para outra de uma só vez, e reabrir uma turma fechada. Hoje a mudança é um atleta por vez, e a turma fechada fica fechada.
Troquei a turma e o valor da mensalidade mudou. Isso está certo? Sim. É a turma que define quanto o atleta paga. Ao trocar de turma, o valor passa a ser o da turma nova, valendo da data que você informou em diante.
E o que já foi cobrado? Não muda. Toda mudança vale daqui pra frente, a partir da data informada. A mensalidade guarda o valor do dia em que foi gerada, e nada aqui a recalcula depois.
Encerrei a matrícula e as mensalidades antigas continuam aparecendo. Está certo: você escolheu Manter quando o painel perguntou, então elas continuam devidas. Em Contas a receber elas aparecem no bloco Sem matrícula ativa, separadas do total de quem você cobra todo mês. Para deixarem de ser devidas, cancele cada uma no Controle de mensalidades, ou escolha Cancelar no diálogo na próxima vez.
Cancelei as mensalidades sem querer ao encerrar a matrícula. Elas continuam na lista do mês, marcadas como Cancelada, e podem ser reabertas no Controle de mensalidades. O valor é recalculado pela turma e pelo desconto de hoje, então confira antes de confirmar.
A pessoa ficou pausada três meses. O clube vai cobrar esse tempo quando ela voltar? Não. Reativar não gera cobrança para trás. Só sai da cobrança de um mês, porém, quem ficou pausado o mês inteiro.
Não acho o botão Trocar de turma. Ele só existe com matrícula Ativa ou Pausada. Sem matrícula, troque a turma no cadastro do atleta; com matrícula Encerrada, use Rematricular e escolha a turma certa no cadastro antes.
Quero tirar o atleta de todas as turmas, mas o painel não deixa. Quem tem matrícula em aberto precisa de uma turma, porque é ela que define quanto ele paga. Encerre a matrícula ou mova o atleta para outra turma.
A turma sumiu da lista quando fui trocar. Turma Fechada não recebe atleta novo, então ela não aparece entre as opções. Se ela ainda tem gente treinando, ela é a turma atual de alguém e continua listada no cadastro dessa pessoa, marcada como fechada.
Dei o desconto errado. Dá pra corrigir? Se foi hoje, no mesmo dia da matrícula, o sistema corrige no lugar. Nos demais casos, faça uma nova alteração com o valor certo: o trecho errado fica no histórico, com as datas em que valeu, e é assim que deve ser.
Não aparece o botão Conceder desconto no diálogo de matricular. Ele só aparece quando a turma do atleta já tem valor, porque sem valor não há sobre o que dar percentual. Nesse caso o cartão Mensalidade avisa que a turma ainda não tem preço e que o atleta não entra na cobrança. Defina o valor da turma em Arrecadação → Mensalidades e cobranças → Configuração de cobrança, como explica o guia Configuração de cobrança, e volte.
Encerrei uma matrícula por engano hoje mesmo. Dá pra apagar? Não, e é de propósito. O período fica no histórico com duração zero, com o motivo, a hora e quem fez cada ato. Para o atleta voltar, use Rematricular, que pode ser hoje mesmo.
Apareceu no histórico um período de hoje até hoje. O que é isso? É uma matrícula que foi feita e encerrada no mesmo dia, então ela não chegou a valer nenhum dia. Ela fica ali de propósito, para o clube saber que aquilo aconteceu. O motivo escrito por quem encerrou explica o resto.
Quem matriculou e quem encerrou são pessoas diferentes na mesma linha. Está certo. Num período encerrado a coluna mostra os dois atos: quem encerrou em cima, e aberto por quem matriculou embaixo, cada um com a sua hora.
O sistema recusou a data que eu escolhi. Duas datas não passam: data futura e data igual ou anterior ao início do período atual. A mensagem na janela diz qual das duas foi, e o que você já digitou não se perde.
Uma pessoa da equipe não vê o desconto na tela. É de propósito. Valor e motivo de desconto aparecem só para o proprietário e os administradores.